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Matrice di Eisenhower per gestire importanza ed urgenza

Una delle migliori e semplici tecniche di produttività

Gestire tanti impegni ha diverse implicazioni. Il lato positivo è che puoi toglierti tante soddisfazioni man mano che spunti la lista delle cose da fare, creando un potente senso di realizzazione. Di contro è molto dura decidere da cosa iniziare per prima, se ad esempio hai una lunga lista di impegni e di scadenze. In tutto questo ti viene in aiuto la matrice di Eisenhower.

matrice di Eisenhower

Il nostro smartphone per quanto zeppo di app che ci aiuta in molti aspetti della nostra vita, porta lo stress a livelli mai raggiunti dall’umanità negli ultimi 50 anni: poiché i confini tra lavoro e vita privata sono diventati così sfumati. A questo proposito ti invito a leggere l’articolo “9 Idee per migliorare il work life balance“.

La gestione del tempo è una delle più grandi sfide per una leadership efficace: a meno che non siate attenti, potreste dedicare troppa attenzione a compiti poco importanti e troppo poco, al lavoro più essenziale. La capacità di stabilire delle priorità è importante per una buona leadership tanto quanto la capacità di influenzare.

La matrice di Eisenhower manda questo messaggio al nostro cervello: è ora di cambiare.

La mia filosofia di produttività preferita viene da un’icona del XX secolo: Dwight D. Eisenhower, il generale a cinque stelle diventato presidente degli Stati Uniti. Nel descrivere il suo approccio al processo decisionale, ha notoriamente detto:

“Ho due tipi di problemi: l’urgente e l’importante. Ciò che è urgente è raramente importante, e ciò che è importante è raramente urgente”

Prendere molte decisioni difficili e di successo nel corso della sua vita lo ha ispirato a creare il famoso Principio di Eisenhower, aiutando il mondo a dare priorità all’urgenza e all’importanza. Tutt’ora la matrice di Eisenhower è il metodo di time management più famoso. Se vuoi fare un approfondimento ti consiglio di ascoltare l’episodio 20 di Work Better il podcast di Chiara Battaglioni. Li c’è tutto.

Eisenhower conosceva chiaramente il valore delle priorità, così come l’autore Steven Covey, che ha reso popolare la Matrice Eisenhower.

In questa matrice ci sono quattro settori, e ogni attività intrapresa può essere classificata in base alla sua urgenza e importanza. Se riuscirete ad abituarvi ad utilizzarla, la vostra produttività aumenterà e il vostro stress crollerà. Ecco le categorie cruciali della matrice di Eisenhower.

matrice di Eisenhower

#1 Urgente e importante (Fai Ora)

I compiti in questo settore sono importanti e urgenti, e una buona parte della vostra giornata dovrebbe essere dedicata ad essi. Questi compiti ad alta priorità devono essere completati oggi o domani e quasi sempre richiedono di “mangiare la rana prima di tutto”.

Rispondere a un’e-mail che necessita di una risposta immediata rientra in questa categoria, e lo stesso vale per il completamento di quella presentazione prevista per la mattina. Inoltre, prendete in considerazione le attività che potrebbero esservi sfuggite con scadenze non negoziabili e le penalità che vi sono state imposte per la mancata presentazione in tempo. Se non affrontate questi compiti ora, potrebbero esserci conseguenze indesiderate.

#2 Non urgente ma importante (Pianifica)

Questi compiti sono importanti ma non urgenti, ma richiedono comunque un certo tempo per organizzarli e programmarli. Di solito si tratta di obiettivi a più lungo termine, come completare un libro, ottenere certificazioni professionali o organizzare sessioni di brainstorming per progetti futuri.

Possono anche includere l’organizzazione della tua festa di compleanno, la revisione trimestrale delle prestazioni o la presentazione di documenti fiscali per la dichiarazione dei redditi.

La cosa bella di questi compiti è che di solito ci si può lavorare in un momento a scelta. Basta non dimenticare di programmare il tempo per svolgere il lavoro, impostando dei promemoria.

#03 Urgente ma non importante (Delega)

Questo settore è riservato a compiti urgenti ma non importanti e dovrebbe essere delegato ad altri. Se la progettazione grafica non fa proprio per voi, perché sprecare tempo ed energie preziose?

Allo stesso modo, molte buone informazioni possono provenire da incontri di lavoro, ma spesso non è necessario essere presenti per trarne vantaggio. Mi succede quando non partecipo alle riunione ma ho l’opportunità di vedere le slide.

#04 Non importante e non urgente (Elimina)

Quelle attività non importanti e non urgenti che sembrano mangiarti la giornata rientrano in questa categoria.

Comprendono la più comune delle distrazioni: giocare a Candy Crush o chattare con il gruppo del calcetto del lunedì sera, compulsare il feed dell’ultimo sociali di grido, o tenere sempre aperta l’email – il tutto mentre le priorità sono in bilico.

In conclusione

Provate a eliminare il più possibile queste cattive abitudini; sono perdite di tempo che vi impediscono di portare a termine i vostri compiti più importanti. Questo non vuol dire che non si possa occasionalmente impegnarsi in attività ludiche. Dopo tutto, tutti hanno bisogno di un po’ di tempo libero. Basta essere sicuri di prenderlo quando il tempo non è essenziale.

La matrice di Eisenhower è uno strumento efficace su cui potete fare leva sia a livello personale che professionale. Usatelo per ridurre gli sprechi di tempo e aumentare la produttività, il che significa che ci sarà meno stress e più del meglio di voi per andare in giro alla fine della giornata. È una vittoria per voi e per tutti nella vostra vita. Un brindisi alle priorità!

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