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Metodo GTD (Getting Things Done) e le 7 migliori app

Ottieni risultati straordinari mentre metti ordine nei tuoi impegni

Domenico Marra Domenico Marra

Lascia che ti presenti il ​​Metodo GTD. Ti senti mai sovraccaricato dal peso di tutte le cose che devi fare durante il giorno o durante la settimana? Noi tutti lo facciamo!

Metodo GTD
Metodo GTD

Ognuno di noi pensa, almeno una volta al giorno, che 24 ore del giorno sono poche! O forse dobbiamo gestire meglio i nostri compiti? 

Ma come esattamente? Una domanda a cui molti di noi vorrebbero rispondere.

Cos’è il Metodo GTD?

GTD o Getting Things Done è un popolare metodo di gestione del tempo e il titolo di un libro best-seller di David Allen.

Dopo anni di ricerca e pratica, David Allen ha escogitato questa tecnica per portare a termine tutte le cose da fare seguendo una serie sistematica di passaggi.

Spesso, potresti avere una marea di compiti di fronte a te che devono essere sbrigati, oppure potresti sperimentare un’improvvisa esplosione d’ispirazione per realizzare un’idea.

Come dice David Allen, “La tua mente è per avere idee, non per immagazzinarle“, quindi il metodo GTD viene in tuo soccorso per estrarre queste idee dal tuo cervello e convertirle in azioni.

Il metodo GTD non è semplicemente portare a termine le cose, ma un modo passo dopo passo per portare a termine compiti attraverso il concetto di base di trasferire idee dalla tua mente a un sistema esterno, scomporle in passaggi attuabili e, infine, portarle a termine.

Seguendo il metodo GTD, il tuo cervello non dovrà ricordare e tenere traccia di ogni altra cosa (cosa comunque umanamente impossibile) e faciliterà il raggiungimento dei risultati.

La corretta implementazione del metodo può liberare parte del cervello e quindi aumentare la produttività complessiva di un individuo o di un team.

Immergiamoci per scoprire i pilastri base del metodo GTD e come può essere implementato.

Implementazione del Metodo GTD

L’approccio GTD è implementato attraverso una sequenza di passaggi che costituiscono essenzialmente i 5 pilastri di questo metodo, che facilitano i processi operativi:

Catturare

Se c’è qualcosa che devi fare che è bloccato nella tua mente, devi tirarlo fuori, per farlo. Svuotare la mente da tutto il disordine e organizzare correttamente i tuoi compiti è un modo per affrontare le cose in modo efficace.

Il primo passo per implementare il metodo GTD è raccogliere ciò che è bloccato nella tua mente. Questo può essere qualsiasi cosa, da e-mail da leggere in sospeso, telefonate, appuntamenti, alla semplice pulizia del guardaroba. Trasferisci tutte queste attività su un sistema esterno che può essere uno strumento di gestione delle attività, una semplice app per l’elenco delle cose da fare, o persino un foglio bianco.

Chiarire

Spesso, la mente umana si comporta come un grande accumulatore d’idee, non importa quanto siano banali. Per convertire correttamente tutte queste idee confuse in azioni praticabili, è necessario distinguere i compiti perseguibili e non perseguibili per sbarazzarsi di quelli che non possono essere eseguiti, liberando così un po’ di memoria cerebrale (come quando alcuni programmi liberano la memoria del PC). Questo costituisce il secondo passaggio del metodo GTD.

Inizia a elaborare le attività annotate e suddividile in azioni più piccole e più gestibili per eliminare il disordine e ottenere un quadro chiaro di ciò che ci aspetta nei processi operativi.

Organizzare

Dopo aver deciso le attività perseguibili, classificale e assegna loro la priorità in base alle date di scadenza o all’urgenza per organizzarle in modo efficace. Ci sono numerose attività di fronte a te, alcune delle quali non devono essere eseguite subito, quindi riponile in un posto dove puoi recuperarle in seguito quando necessario.

Ma come organizzi esattamente i tuoi compiti? Attraverso l’albero decisionale del metodo GTD! Un semplice processo decisionale che ti assiste nella categorizzazione dei tuoi compiti attraverso una serie di domande che alla fine portano ad azioni appropriate.

Devi decidere se le tue attività particolari sono perseguibili e quindi passare ad altre domande per decidere cosa devi fare esattamente.

Diamo un’occhiata a questo albero per una migliore comprensione:

Metodo GTD
Metodo GTD

Non è così confuso come potrebbe sembrare, perché una volta che lo prendi in mano, puoi facilmente prendere decisioni molto più facilmente.

È qui che entra in gioco anche il concetto di contesti. Classifica le tue attività in base al contesto a cui si riferiscono e collega tra loro attività simili. Per esempio; le e-mail di follow-up importanti che devono essere inviate verranno raggruppate nel contesto “e-mail”. In questo modo il monitoraggio delle attività è estremamente comodo e veloce.

Puoi padroneggiare la tua organizzazione dividendo le cose da fare in elenchi di attività, in base ai livelli di priorità e urgenza. Devi prima decidere se l’ attività è perseguibile o meno. In caso contrario, sposta l’attività nel cestino, o nell’elenco un giorno/forse.

Elenchi di attività nel Metodo GTD

  1. Cestino: gli elementi che non valgono il tuo tempo e che non richiedono alcun tipo di attenzione vengono spostati nel cestino
  2. Riferimenti: questo elenco è composto da tutte le informazioni utili che non richiedono alcun intervento, ma che potrebbero essere necessarie in un prossimo futuro
  3. Someday/Maybe List: categoria di tutte le attività che non sei sicuro se debbano essere eseguite subito. Mettili via, ma rivedili regolarmente per vedere se è necessario intraprendere qualsiasi azione

Ora, questo ci porta al secondo aspetto, i compiti perseguibili. Se l’attività è perseguibile, è inoltre necessario determinare se l’azione successiva può essere eseguita entro due minuti. Fallo subito se può essere fatto in meno di due minuti. In caso contrario, inseriscilo nell’elenco dei “progetti”. Nel contesto del metodo GTD, un “progetto” è tutto ciò che richiede più di un passaggio per essere completato. Se le attività richiedono più di un passaggio per essere completate, inserirle in una delle tre categorie seguenti:

  1. Waiting for: tutti i compiti che hai delegato ad altre persone per l’esecuzione
  2. Next Action: azioni che devono essere eseguite, ma non hanno alcuna data di scadenza
  3. Calendario: azioni che devono essere completate in una data od ora specifica

Una volta che hai organizzato le tue attività, sei un passo avanti per portarle a termine in modo intelligente.

Riflettere

Affinché il metodo GTD funzioni in modo efficace, è necessario rivedere frequentemente il flusso di lavoro. Un’analisi approfondita per monitorare i progressi e identificare le prossime azioni da fare aiuta molto a riflettere sulle tue decisioni e sugli aggiustamenti che devi apportare.

Ingaggiare

Infine, inizia con le attività e inizia a lavorarci. Tutto è proprio di fronte a te, dalle scadenze ai livelli di priorità. Hai solo bisogno di metterti al lavoro e finire con le cose.

Le migliori app GTD sul mercato

Ora che abbiamo coperto i concetti di base che ruotano attorno al metodo GTD, probabilmente ti starai chiedendo se ci sono strumenti e app che aiutano a implementarlo, e sì, ci sono! Numerose applicazioni sono specificamente progettate e sviluppate per funzionare con questo metodo distintivo.

Ho raccolto e testato alcune delle migliori app GTD che ti aiutano a fare di più.

Todoist

Todoist è una delle applicazioni di gestione delle attività più famose al mondo. Negli ultimi cinque anni, l’ho vista apparire sul podio di centinaia di elenchi e migliaia di volte sui social media, come uno dei modi migliori per gestire i tuoi compiti. Todoist è in continua evoluzione: emerge chiaramente l’incredibile sforzo che stanno facendo gli sviluppatori.

Disponibile: iOS, Android, Web, MacOS, Windows

Prezzo: 36€ (piano pro)

Todoist è una fra le migliori to-do list apps: è disponibile ovunque, un prezzo ragionevole, un design attraente e pulito e una serie di caratteristiche che dovrebbero renderlo il tuo assistente personale per i compiti. Todoist è quello che noi chiamiamo una tradizionale applicazione di gestione delle liste, che ti permette di organizzare le cose in una vista elenco, ma più recentemente ha aggiunto un livello chiamato Boards – permettendoti di organizzare le attività in una metodologia in stile kanban.

⚡️ Caratteristiche speciali all’interno di Todoist:

Schede Kanban – che ti permette di organizzare le attività in schede

  • Ordinamento personalizzato – crea viste personalizzate – perfetto per chi usa etichette/priorità
  • Premium: filtri – ideale per vedere il proprio filtro di attività basato sui metodi GTD
  • Premium: etichette – per aiutare a restringere l’elenco delle attività

Se stai cercando un’applicazione basata sul metodo GTD (Getting Things Done) di David Allen, Todoist è quello che fa per te.

Todoist fornisce un ottimo modo per gestire i compiti in una comoda inbox, un progetto o anche aggiungendo etichette a ogni compito (funzione premium) e mette tutto insieme in un prezzo ragionevole. È una di quelle applicazioni che tipicamente raccomando a coloro che vogliono organizzare la propria attività (con una o due persone) e anche alle persone che non hanno mai provato una lista di cose da fare al di fuori di Apple Reminders.

Poderose le integrazioni: Gmail, Outlook, Chrome, Google Calendar, Microsoft Team e Trello.

La metto decisamente al primo posto e sei vuoi approfondire di consiglio un veloce ebook. Lo trovi qui.

Nirvana

Nirvana è un task manager basato su cloud creato appositamente per l’implementazione del metodo GTD. L’applicazione include funzionalità integrate relative al tempo e all’energia necessari per completare un’attività, oltre a un’opzione per impostare le date di scadenza per rimanere al passo con i progetti imminenti.

L’applicazione viene anche precaricata con elenchi etichettati come prossimo, in attesa, programmato e un giorno che rendono estremamente facile l’implementazione dei passaggi di chiarimento e organizzazione dell’implementazione del metodo GTD.

Sono disponibili tag per inserire le tue attività nella divisione professionale e personale per un facile accesso. Ci sono anche molte altre preferenze di attività che rendono l’applicazione altamente personalizzata e facile da usare.

Prezzo

  • Gratuito (caratteristiche di base) e piani a pagamento. I piani a pagamento partono da €5 al mese.

OmniFocus

Un’applicazione GTD dedicata agli utenti Mac e iOS, OmniFocus è una bella soluzione per fare le cose. Non è una forzatura se dico che può essere considerata come una delle migliori applicazioni per gestire l’elenco delle cose da fare. Omnifocus è progettato specificamente per implementare la metodologia nel modo più efficace possibile.

Aggiungi facilmente azioni e non perdi nulla. Per semplificarti le cose, puoi farlo anche usando Siri, quindi non devi scrivere nulla manualmente. Converti le tue azioni in progetti e classificali in base alle tue esigenze.

Puoi aggiungere prospettive ai tuoi progetti per dare loro un contesto e comprenderli meglio. OmniFocus è adatto come pianificatore per fare le cose.

OmniFocus è dotato di un alto grado di struttura che ti consente di gestire facilmente i tuoi progetti attraverso una miriade di funzionalità. Questo è il motivo per cui può risultare opprimente per gli utenti alle prime armi, ma l’applicazione ha alcune funzionalità piuttosto forti per gestire in modo intelligente le tue attività.

Prezzo

  • Piani Pro (€ 99,99), Standard (€ 49,99).

Evernote

Passando alla prossima migliore app GTD: Evernote. Una popolare applicazione per prendere appunti dotata di un set di strumenti intelligenti per la gestione delle cose da fare. L’applicazione fornisce tonnellate di funzionalità integrate per organizzare i tuoi pensieri in modo completo.

Se sei incline a perdere informazioni utili che hai trovato online, non devi più farlo. Con la funzione di ritaglio web, aggiungi ai segnalibri tutti i link che trovi online e accedi ad essi in un secondo momento in qualsiasi momento.

Non solo questo, se la digitazione è uno dei tuoi fastidi, salva comodamente le idee in Evernote tramite i comandi vocali utilizzando Google o Siri come assistente. Puoi quindi organizzarli in note, impostare promemoria e utilizzare i tag per dare loro un contesto.

Prezzo

  • Piano Free / Premium a € 7,99 al mese / Business € 14,99 per utente/mese

Notion

Notion è una sofisticata applicazione per prendere appunti dotata di molteplici funzioni di gestione delle attività. L’applicazione ti consente di annotare con successo le tue cose da fare sotto forma di note o una lista di controllo ed eseguirle in modo intelligente.

Questa leggera app GTD ti consente di convertire le tue cose da fare nei rispettivi progetti e attività e di controllarne l’avanzamento tramite le schede Kanban. Lo strumento include anche una base di conoscenza che funge da luogo centrale per la memorizzazione di tutte le informazioni importanti.

Inoltre, crea dashboard del team e invita i membri del team a collaborare su indicatori chiave di prestazione.

Notion ti aiuterà a perfezionare l’arte di portare a termine le cose.

Prezzo

  • Gratuito, personale ($ 4 al mese) / Team ($ 8 per membro/mese) / Piani Enterprise ($ 16 per membro/mese).

Things

Al giorno d’oggi, l’arte di fare le cose è il fattore di differenziazione cruciale.

Come suggerisce il nome, Things è un’app GTD che trasforma i tuoi pensieri in elenchi facili da fare e ti dà chiarezza. Con una semplice interfaccia utente e semplici opzioni di trascinamento, organizzare gli elenchi in Things è più facile che mai.

Puoi aggiungere più dettagli alle tue attività e dare loro un contesto tramite tag, date d’inizio e scadenze. Usa Siri per impartire comandi vocali per creare avvisi di promemoria. Lo strumento fornisce anche più report per monitorare le prestazioni del tuo progetto.

L’unico svantaggio di Things è che è supportato solo da Mac e iOS.

Prezzo

  • € 9,99 per iPhone / € 19,99 per iPad / € 49,99 per Mac

TickTick

Molto simile a Todoist, TickTick è un’applicazione to-do list tuttofare. Con una vasta gamma di caratteristiche, TickTick presenta più opzioni per gli utenti rispetto a Todoist, ma rimane comunque un concorrente stretto dell’applicazione.

TickTick è un’applicazione flessibile per elencare le cose da fare, disponibile sulla maggior parte dei dispositivi, con un prezzo accettabile. Include più caratteristiche tra cui tavole kanban, tracciamento delle abitudini personali, monitoraggio dei progressi e persino la vista del calendario all’interno del piano premium.

⚡️ Caratteristiche speciali all’interno di TickTick:

  • Habit Tracking – un modo per tracciare i tuoi comportamenti buoni e cattivi
  • Calendario (premium) – un hub per gestire insieme eventi + attività
  • Progress bar – una piccola ma amata caratteristica per tracciare i progressi delle attività

TickTick è un altro grande tuttofare per la gestione delle attività, ma lo consiglio più per coloro che sono desiderosi di bilanciare i loro eventi del calendario con le loro attività in un unico luogo. La gestione del calendario è un’esperienza davvero ben bilanciata in TickTick, permettendoti anche di andare alla vista settimanale e pianificare.

Disponibile: iOS, Android, Web, MacOS, Windows (Premium) + Chrome Apps

Prezzi: €27 (piano annuale premium)

David Allen e il suo libro sul Metodo GTD

È ora di leggere e comprendere al pieno la metodologia GTD.  “Getting Things Done” è un libro straordinario che descrive come chiunque può sfruttare le proprie capacità e aumentare di dieci volte la produttività.

David predica di iniziare dal compito più noioso e fastidioso e di spostarsi da lì per ottenere risultati. Sì, ci sono momenti in cui sono le cose noiose che ci impediscono di fare il primo passo. Alza gli occhi con la testa e inizia il prima possibile.

Alcuni dei passaggi chiave nel libro GTD di David Allen per superare le avversità sono:

  1. Identificazione di un compito noioso, distraente o poco interessante.
  2. Scrivere una qualche forma di descrizione del motivo per cui l’attività è incompleta e quando esattamente sarà completata.
  3. Inizia a completare il lavoro.
  4. Valutazione dopo aver completato con successo l’attività. 

Oltre ai suoi straordinari suggerimenti per processi operativi più fluidi, David spiega come ripulire i nostri disordini quotidiani, attraverso i modi di archiviare, organizzare ed elencare le cose da fare.

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