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Essere produttivi durante un meeting

Consigli per non disperdere tempo e energie durante i meeting

Un meeting è spesso una cosa temuta da far comparire nel tuo calendario: cosa c’è di più noioso che essere bloccati in un ufficio con un gruppo di altre persone che non vogliono davvero essere li?

meeting

Riprende da questa settimana, una pubblicazione a puntate, su alcuni piccoli consigli e trucchi che sono progettati per renderci più produttivi. Alla fine della serie li pubblicherò tutti insieme per avere una visione ampia, e magari ne faccio un ebook.

Se ti piace come idea, scrivimelo nei commenti!

Hai perso i consigli precedenti? Eccoli!

Top 10 consigli di produttività

#01 Fai qualcosa che ti appassiona
#02 Disconnettiti
#03 Inizia dai compiti difficili
#04 Evita il lavoro non necessario

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Il vero problema dei meeting

Odio i meeting. Se si analizza davvero la maggior delle riunioni di lavoro, si vedrà come sono un enorme spreco di tempo. Nell’ora (quando va bene) in cui rimaniamo seduti, avremmo potuto ottenere 10 volte di più se solo avessimo lavorato da soli o con il nostro team.

I meeting dovrebbero avere sempre un valido motivo per essere tenute: ma le possibilità di raggiungere un punto in cui si parla dello scopo originale sono basse. In realtà, ci sono molte ragioni che potrebbero anche portare a non arrivare mai a parlare di ciò che si intendeva fare.

Il motivo è questo: ogni singola persona nel vostro meeting avrà tenuto per quest’occasione tutti i problemi di cui vuole parlare. Ogni persona potrebbe avere più problemi da discutere, e ogni problema potrebbe richiedere molto tempo per essere risolto.

Questo porta a far sì che l’intero tempo di riunione designato sia assorbito da discussioni che non sono collegate allo scopo della riunione (!). Quindi, alla fine la riunione succhia tutto il tempo, interrompendo l’intera giornata di lavoro. Che disastro!

Trovo che sia meglio dire no alle riunioni in anticipo. Dico solo: “Scusa, non posso farcela. Sono legato a un progetto in questo momento”. E questo è sempre vero. Ho sempre avuto progetti su cui sto lavorando che sono più importanti di una riunione.

Ora, probabilmente non sarai in grado di rifiutare la maggior parte delle riunioni, quindi ecco alcuni suggerimenti per rendere le riunioni più efficaci:

Ogni riunione dovrebbe avere un ordine del giorno

La gente dovrebbe sapere, in anticipo, cosa verrà discusso, in modo da poter essere preparati. L’ordine del giorno dovrebbe includere il risultato desiderato che si vuole centrare. Se non è all’ordine del giorno in anticipo, dovrebbe essere la prima cosa che si presenta alla riunione, proprio quando (o anche appena prima) inizia la riunione: cosa si vuole realizzare nella riunione?

Bisogna essere rigorosi e chiarire che altre questioni possono essere affrontate meglio con altri mezzi di collaborazione.

L’ideale è dividere la riunione in punti in modo che alcune persone possano lasciare e continuare il loro lavoro se quel punto non è rilevante per il loro ruolo.

Aumenterà la produttività e il morale se le persone sentono che il loro tempo non viene più sprecato. Se ci sono piccole quantità di informazioni che le persone possono aver perso, chiedete a qualcuno di conservare i verbali delle riunioni e inviateli a tutte le persone coinvolte.

Prendere appunti su punti importanti, in particolare sulle azioni successive

Contrassegnare le azioni successive con frecce o asterischi o qualcosa del genere, funziona poiché potrai vedere a colpo d’occhio le cose da fare in un secondo momento.

Tutti dovrebbero lasciare la riunione sapendo quali decisioni sono state prese e cosa tutti devono fare successivamente. Raccogliete tutte le azioni successive alle vostre liste di cose da fare subito dopo la riunione, in modo da non dimenticarle.

Se siete ancora bloccati in una riunione completamente inutile, portate la vostra agenda/quaderno/tablet/todo list ecc, nella riunione. Almeno si può usare quel tempo in modo produttivo, facendo scorrere le vostre cose che avete bisogno di leggere o fare. Mi piace anche usare questo tempo per fare brainstorming per idee o pianificare progetti.

Cosa fare se la tua voce non è ascoltata?

Ognuno ha qualcosa da dire, e ognuno ha qualche contributo da dare, altrimenti non sono necessari all’incontro. Il problema è che, come sappiamo, alcune persone sono molto più fiduciose di altre e possono finire per dominare la riunione, mentre i più tranquilli potrebbero non avere mai la possibilità di parlare.

Metti subito in chiaro qual’è sono le tue aspettative dalla riunione, chiarificando che hai un intervento da fare su uno degli argomenti all’ordine del giorno.

La migliore strategia a lungo termine è quella di convincere gli altri colleghi che la maggior parte delle riunioni sono una perdita di tempo e che le riunioni, devono svolgersi in maniera breve ed efficace. Conosco qualcuno che ha installato un piano di lavoro, senza sgabelli, come sala conferenze del suo ufficio.

Se la gente vuole incontrarlo, deve farlo in piedi.

Si tratta di riunioni piuttosto brevi.

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