Cosa succederebbe se smettessi di dedicare la stessa attenzione all'80 percento di quello che fai ogni giorno? Richard Koch sostiene che una piccola parte delle attività produca la maggior parte dei risultati, e che il resto possa essere ridotto senza perdere molto.
Il principio prende il nome da Vilfredo Pareto, economista italiano che nel 1896 pubblicò il Cours d'économie politique, dove descrisse una distribuzione dei redditi molto sbilanciata: pochissimi molto ricchi e la grande maggioranza con redditi modesti (fonte: Treccani). Il rapporto 80/20 è una sintesi popolare di quell'idea, non una formula di Pareto. Koch ha portato il principio nel management e lo ha esteso alla vita personale.
Non è un libro filosofico. È un libro operativo: ti insegna a identificare il tuo 20 percento di attività ad alto impatto e a concentrare lì le tue risorse migliori. La promessa del libro: che concentrarsi sul 20 percento possa migliorare i risultati senza aumentare le ore lavorate.
- Spesso una minoranza delle cause produce la maggior parte degli effetti. Il rapporto 20/80 non è sempre esatto, ma è un buon punto di partenza per capire dove si concentra il valore.
- Il tuo 20 percento di attività ad alto impatto produce la maggior parte del tuo valore reale. Il problema: quasi nessuno lo identifica esplicitamente.
- L'80 percento di attività a basso impatto non si elimina: si riduce, si delega, si fa a bassa energia. L'obiettivo è liberare tempo per il 20 percento.
- Clienti, relazioni, abitudini, competenze: il principio può essere utile ovunque ci sia una distribuzione diseguale di risultati. Trovare le tue leve è il lavoro centrale.
- La non linearità è il punto chiave: non tutti gli sforzi producono lo stesso ritorno. Chi lo capisce smette di ottimizzare tutto e investe dove il ritorno è più alto.
Perché quasi tutto è rumore: e come riconoscere il segnale
Secondo Koch, il punto di partenza è la natura dei sistemi complessi: le relazioni causali non sono lineari. Il doppio degli sforzi non produce il doppio dei risultati. Non tutte le attività hanno lo stesso peso. Non tutti i clienti contribuiscono allo stesso modo al fatturato. Non tutte le abitudini influenzano la salute allo stesso modo.
Questo è controintuitivo perché viviamo in una cultura che premia l'equanimità dello sforzo: tratta ogni compito con la stessa serietà, lavora su tutto con la stessa intensità, sii consistente su tutto. Secondo Koch, questa cultura porta a diluire le risorse dove contano poco, lasciandone troppo poche dove contano davvero.
Lo schema si ritrova spesso anche nella vita di tutti i giorni. Nelle aziende, una minoranza di clienti genera di solito la maggior parte del fatturato. Nella vita personale, poche relazioni e poche abitudini possono pesare più di tutte le altre.
Il lavoro centrale che Koch propone non è ottimizzare meglio: è diagnosticare correttamente. Identificare dove sei il tuo 20 percento è il punto di partenza di tutto il resto.
Come identificare il tuo 20 percento
Koch propone un metodo diagnostico in tre fasi che si può applicare a qualsiasi contesto.
Fase 1: Inventario. Lista tutte le attività significative che fai in una settimana tipica. Non solo le grosse: anche le piccole. Riunioni, email, tipi di clienti, tipi di progetto, abitudini, relazioni. Non devi essere esaustivo: abbastanza completo da avere un'immagine realistica di dove va il tuo tempo.
Fase 2: Valutazione dell'impatto. Per ogni elemento della lista, stima, anche approssimativamente, quanto del tuo risultato totale produce. Non devi essere preciso: stai cercando gli ordini di grandezza. Quale piccola parte della lista produce la maggior parte del valore concreto: risultati economici, soddisfazione, apprendimento, relazioni?
Fase 3: Azione asimmetrica. Con la diagnosi in mano, la domanda operativa: come puoi passare più tempo nel 20 percento ad alto impatto e meno nell'80 percento a basso impatto? Non eliminare l'80 percento di colpo: ridurlo gradualmente e liberare spazio per il 20 percento.
Fare questo esercizio per la prima volta spesso sorprende. Le attività che percepiamo come importanti non sempre lo sono in modo proporzionale, e quelle che diamo per scontate o consideriamo «secondarie» possono produrre risultati sproporzionati. Il mapping esplicito mostra distorsioni che l'esperienza soggettiva non riesce a vedere.
Il 20 percento nel business: clienti, prodotti, competenze
Koch ha applicato il principio come consulente strategico, e i pattern sono consistenti.
Clienti. In molte aziende di servizi una minoranza di clienti genera la maggior parte del fatturato, e un'altra parte piccola può assorbire una quota sproporzionata di tempo e problemi (clienti che pagano poco e richiedono molto). La mossa strategica: identificare i clienti del primo gruppo e investire per farli crescere. Identificare quelli del secondo e ridurre la loro presenza nel portfolio.
Prodotti e servizi. Lo stesso schema può valere per le linee di prodotto: poche linee generano la maggior parte del fatturato. Molte aziende mantengono un portfolio ampio «per essere complete», perdendo focus, risorse e margine su prodotti che spostano poco. In alcuni casi semplificare il portfolio può produrre più risultati che allargarlo.