gestione del tempo
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Una guida alla gestione del tempo

Riflessioni sulla più preziosa delle risorse

Non hai davvero 24 ore in un giorno. Se togli il tempo necessario per dormire hai consumato un terzo della tua giornata. Togli altre otto per il lavoro e avrai consumato un terzo della tua giornata: due terzi delle tue ore sono stati consumati, senza tenere conto delle ore che passi in auto o sui mezzi di trasporto, il controllare le e-mail e i social dopo l’orario di lavoro.  Al massimo, ti rimangono sei ore al giorno per tutto il resto. Vediamo in questa pratica guida alla gestione del tempo come gestirsi alla grande.

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Realisticamente però – dopo la cura dei figli, le responsabilità familiari, la preparazione dei pasti, il mangiare, il riordino della casa, il pagamento delle bollette e qualsiasi altra responsabilità da fare, che cosa resta del nostro tempo?

Similmente a come la gestione del denaro ci chiede di mettere in preventivo le nostre finanze, la gestione del tempo ci chiede di mettere in preventivo le nostre ore. Usare queste ore saggiamente, per vivere una vita che sia ambiziosa ed equilibrata, significa allineare il tuo tempo con le tue priorità – che si tratti di mettersi in forma, migliorare la tua vita sociale o leggere più libri.

Ma a volte i conti non tornano. Tra intoppi inaspettati nella nostra giornata e compiti che sembrano materializzarsi dal nulla, quelle poche ore si riducono a tre, due, una o nessuna. Piuttosto che riconoscere le forze latenti che ci fanno perdere ore, siamo sopraffatti dal senso di colpa per la nostra incapacità di gestire il nostro tempo.

Non deve essere così. Possiamo implementare i principi di gestione del tempo per raggiungere i nostri obiettivi e ottenere di più, pur accettando che a volte saremo al di sotto delle nostre aspettative.

Questo articolo ti aiuterà a sfruttare al meglio le tue ore, evitando la sopraffazione e imparando a lavorare con i limiti del nostro tempo. Troverete consigli su come gestire il vostro tempo attuale, creare un “budget di tempo” realistico per guidare il vostro processo decisionale quotidiano e tradurre il vostro budget di tempo in piani giornalieri e settimanali flessibili.

Cos’è la gestione del tempo?

La gestione del tempo è una tecnica di produttività per allocare in modo efficiente le ore di una giornata verso le tue priorità nel lavoro e nella vita. Una gestione efficace del tempo non consiste tanto nell’inserire più compiti nella vostra lista di cose da fare, quanto nel far sì che le vostre giornate riflettano i vostri valori più profondi.

Bilanciare il tuo tempo

Nella finanza personale, bilanciare il tuo budget inizia con il sapere dove spendi il tuo denaro. Un esperto finanziario potrebbe dirvi d’iniziare a scavare nelle transazioni delle vostre carte di debito e di credito, nei saldi in sospeso, nei pagamenti ricorrenti e in qualsiasi altro dettaglio di denaro rilevante. Probabilmente ti chiederà di registrare tutto ciò che acquisti per una settimana o un mese, monitorando diligentemente le tue spese.

Questo tipo di autocontrollo finanziario aiuta a coltivare una maggiore consapevolezza su dove va il tuo denaro. Potreste essere sorpresi di scoprire che un enorme 20% del vostro reddito è speso in servizi di consegna pasti e ristoranti da asporto o che state spendendo centinaia di euro al mese in abbonamenti che non usate. Con una maggiore conoscenza, si può iniziare a costruire un piano – un budget – per mettere i soldi da parte.

Molti di noi si sentono come se avessimo un deficit di tempo, incapaci di trovare le ore per fare esercizio, lavorare ai nostri progetti secondari o semplicemente rallentare. Abbiamo bisogno d’indagare dove va il nostro tempo per risolvere i nostri problemi di gestione del tempo, trovando le ore sprecate e incanalandole in sforzi utili – che si tratti di socializzare o dormire.

Completare una verifica del tempo

Non siamo bravi a capire intuitivamente dove va il nostro tempo – siamo inclini a sopravvalutare quanto lavoriamo e a sottovalutare il tempo che passiamo nelle distrazioni. Piuttosto che tirare a indovinare su come passiamo il nostro tempo, segui questi passi per completare un controllo del tempo:

  1. Seleziona 1-3 giorni per eseguire il tuo controllo del tempo.
  2. Stampa il foglio di monitoraggio del tempo qui sotto, uno per ogni giorno.
  3. Imposta un timer orario durante le tue ore di veglia (ad esempio, le 13:00, le 14:00, le 15:00).
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Quando il timer scatta all’ora, annota quello che hai fatto nell’ora precedente. Sii onesto – questo controllo del tempo è per te, non per il tuo capo. Se sei stato su Twitter mentre avresti dovuto lavorare, scrivilo.

Alla fine del periodo di controllo del tempo, esamina il tuo foglio o i tuoi fogli di monitoraggio del tempo, cercando le tendenze e poi raggruppando le tue ore in categorie specifiche (ad esempio sonno, social media, lavoro, cucina, esercizio, intrattenimento, cura dei bambini, ecc).

Usa le seguenti domande per guidare la tua revisione:

  • Qual è la mia principale categoria di tempo?
  • Quanta parte delle mie ore di lavoro sono spese per un lavoro mirato?
  • Quali sono le mie distrazioni?
  • Come passo le mie ore dopo il lavoro?
  • Quante ore sono dedicate alla mia cura personale?

Con la verifica del tempo completata e una maggiore comprensione di come si spende il proprio tempo, è possibile individuare le aree di miglioramento e lavorare per una migliore gestione del tempo.

Determina le tue priorità

Se vuoi conoscere le tue priorità, guarda come spendi il tuo tempo. Forse pensavi di dare la priorità all’apprendimento, ma la tua verifica del tempo ha rivelato che sono passati giorni in cui non hai cliccato sul tuo corso online o non ti sei immerso nella pila di libri sul comodino. La gestione del tempo consiste nel far coincidere le vostre priorità dichiarate con le vostre priorità reali.

Probabilmente hai una lunga lista di cose che vuoi realizzare nella vita. Ma quando tutto è una priorità, niente è una priorità. Invece siamo sopraffatti dalle opzioni, sentiamo una mancanza di concentrazione e inevitabilmente sperimentiamo la paralisi, il blocco. La soluzione è quella di allontanarsi dall’accozzaglia di cose da fare e verso un elenco ristretto di priorità.

Priorità nella gestione del tempo

Concentratevi sui vostri obiettivi più importanti e identificate le azioni di maggior impatto che vi aiuteranno a raggiungerli. Ecco alcuni esempi:

  • Per creare legami più stretti con i vostri figli, date la priorità al tempo che passate con loro.
  • Per mangiare più sano, dai la priorità al cucinare pasti sani a casa.
  • Per ottenere una laurea, date la priorità allo studio e alla lettura.

Limitati a un massimo di cinque priorità per volta. Fate attenzione a se queste priorità rientrano nel “lavoro” o nella “vita”, e assicuratevi di averne sempre almeno due in quest’ultima – avere solo priorità di lavoro è un modello per il burnout.

Dare priorità ad alcune cose significa de-prioritarizzare altre. Torna al tuo controllo del tempo e cerca le attività che non sono in linea con la tua nuova lista. Questo significherà prendere delle decisioni difficili, come ridimensionare i vostri impegni di volontariato per passare più tempo di qualità con il vostro partner o abbandonare il campionato di fantacalcio dei vostri amici per far decollare la vostra attività.

Solo voi saprete cosa sia il tempo ben speso. Esaminando attentamente le vostre priorità attuali, potete decidere intenzionalmente dove spendere il vostro tempo.

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Crea il tuo budget di tempo

Un budget di denaro ha dei limiti di spesa; un budget di tempo ha dei limiti orari. Dopo aver ristretto le vostre priorità, assegnate quantità specifiche di tempo a ciascuna di esse. Considerate le quote orarie su base giornaliera e/o settimanale. Simile a come assegnereste “150 euro al mese per cenare fuori” o “50 euro al mese per gli abbonamenti”, assegnate “cinque ore a settimana per l’esercizio fisico” o “1,5 ore a settimana per cucinare”.

Ecco alcuni esempi di assegnazione di tempo prioritario:

  • Passare del tempo con la famiglia due ore/giorno;
  • Imparare a disegnare tre ore/settimana;
  • Cucinare i pasti a casa 1,5 ore/settimana;
  • Mettersi in forma cinque ore/settimana;
  • Curare se stessi quattro ore/settimana.

Se non sei sicuro del tempo che dovresti assegnare a ciascuna delle tue priorità, scegli semplicemente una quantità di tempo che pensi di poter mantenere realisticamente. La legge di Parkinson afferma che la quantità di lavoro si espande per adattarsi alla quantità di tempo che gli dai.

Applicando dei limiti di tempo e rispettandoli, potremmo non realizzare tutto ciò che volevamo, ma possiamo scambiare la perfezione con la velocità e completare più di quanto avevamo immaginato inizialmente.

Naturalmente, i budget non assicurano che i nostri soldi, o in questo caso il tempo, siano spesi perfettamente. Proprio come si può sbagliare e fare uno sgarro o avere un’emergenza che consuma i propri risparmi, si è destinati a destinare male il tempo di gestione della casa all’intrattenimento o ad avere compiti inaspettati che esauriscono il proprio budget di tempo. Questo va bene.

L’obiettivo non è la perfezione, ma la consapevolezza. Ci sono momenti in cui eventi al di fuori del tuo controllo ti costringono ad abbandonare il tuo budget di tempo, ma questo non significa che dovresti rinunciare del tutto alla gestione del tempo. Se siete guidati dal vostro budget di tempo, costruirete una maggiore consapevolezza dei compromessi delle vostre scelte e prenderete decisioni più intenzionali sul vostro tempo.

Esercitatevi a bloccare il tempo nella vostra giornata

Con le tue priorità e il tuo budget di tempo a posto, metti in azione il tuo budget di tempo con il blocco del tempo:

Il blocco del tempo è un metodo di gestione del tempo che ti chiede di dividere la tua giornata in blocchi di tempo. Ogni blocco è dedicato a realizzare un compito specifico, o un gruppo di compiti, e solo quei compiti specifici. Invece di tenere una lista aperta di cose da fare a cui si arriva man mano che si è in grado, si inizia ogni giorno con un programma concreto che stabilisce su cosa si lavorerà e quando.

Ecco come usare il metodo del blocco del tempo: scegli il tuo strumento.

Usa una pagina bianca di carta, un pianificatore giornaliero, un calendario digitale o un’app per elencare le cose da fare, io uso Todoist.

Crea dei blocchi di tempo: a partire dalla prima cosa al mattino, aggiungi blocchi di tempo dedicati a compiti specifici che vanno da 15 minuti a due ore. Per esempio, se hai 1,5 ore dedicate alla cucina ogni giorno nel tuo budget di tempo, aggiungi un blocco di tempo sul tuo calendario da “17:00-17:30”. Assicurati che i tuoi blocchi di tempo siano specifici e che coprano l’intera giornata (ad esempio: “colazione” dalle 7:00 alle 7:30, “archiviare le note spese” dalle 14:00 alle 15:00 e “leggere” dalle 22:30 alle 23:00).

Quando emergono compiti ad-hoc e/o certi compiti richiedono più tempo del previsto, basta adattare i blocchi di tempo. Spostate i blocchi di tempo a più tardi nella giornata o rimandateli a più tardi nella settimana. Programmare ogni ora della tua giornata, ritagliandosi un blocco di un’ora per il pranzo e un altro per le e-mail, potrebbe sembrare eccessivo all’inizio. Tuttavia, il blocco del tempo è un modo efficace per afferrare i limiti del tuo tempo e utilizzare meglio le ore che hai.

Pianifica in anticipo

Quando iniziamo le nostre giornate senza un piano di gioco, tendiamo ad essere reattivi. Invece di passare strategicamente da una priorità all’altra, ci immergiamo a casaccio nella nostra casella di posta elettronica ad ogni squillo di e-mail o concentriamo le nostre energie su compiti urgenti ma poco importanti.

Il miglior rimedio per la reattività è pianificare in anticipo. Quando ci fermiamo e pensiamo alle nostre priorità prima di tuffarci nella parte più profonda delle nostre giornate, possiamo affrontare le ore a venire con intenzione e concentrazione.

Pianificare in anticipo è una pietra miliare della gestione del tempo.

Pianifica la tua giornata

Che si opti per il blocco del tempo o per un altro metodo di produttività, vale la pena pianificare la giornata in anticipo. Per ottenere i migliori risultati, completa la tua pianificazione giornaliera la sera prima, ritagliandoti del tempo per tutto, dalla condivisione di un aggiornamento di reparto al lavoro alla telefonata ai nonni.

Pianifica la tua settimana

Metti in conto di fare una revisione settimanale in cui si guarda indietro ai sette giorni precedenti e si pianifica per quelli a venire. Fatti una serie di domande per aiutarti nella pianificazione:

  • Cosa avrei voluto realizzare ma non ci sono riuscito la settimana scorsa?
  • Cosa mi ha impedito di mettere le mie priorità al primo posto?
  • Qual è la cosa più importante che voglio realizzare nella prossima settimana?

Per molti, la pianificazione può diventare un costo in termini di tempo in sé, portando a più stress. Tieni a mente queste tre regole per la pianificazione giornaliera e settimanale:

  • Limitare la pianificazione giornaliera a 15 minuti e quella settimanale a 60 minuti.
  • Lasciare spazio nelle vostre giornate per compiti inaspettati.
  • Sii aperto a spostare le cose da fare se hai bisogno di cambiare i tuoi piani.

I piani non hanno lo scopo di assicurare una giornata perfetta. Invece, pensa al tuo piano giornaliero come a una bussola, che ti guida nella giusta direzione e anche se finisci qualche grado fuori dal nord.

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Crea più tempo nella tua giornata

Usare efficacemente le ore che hai è solo un lato dell’equazione della gestione del tempo. L’altro lato di questo problema matematico? Le strategie per creare più ore nella tua giornata. Anche se non si può aggiungere una 25a ora alla giornata, ci sono modi per far sentire 24 ore molto di più.

Domenico Marra